Положення про архів Дергачівського районного суду

 ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом голови Дергачівського районного суду Харківської област

і № 02-02/53 від 14 листопада 2012 року

ПОЛОЖЕННЯ

про архів Дергачівського районного суду Харківської області

1.     Згідно з Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" у Дергачівському районному суді Харківської області створено архів для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час його діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

2.     Архів не є самостійною частиною районного суду, входить до складу канцелярії, яка є структурним підрозділом Дергачівського районного суду Харківської області.

3.      У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами та цим Положенням, складеним на підставі Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 10.02.2012 № 232/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10.02.2012 року за № 202/20515.

Положення про архів районного суду, що є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджується з Архівним відділом Дергачівської районної державної адміністрації Харківської області, після чого затверджується головою Дергачівського районного суду Харківської області.

4.        Архів працює відповідно до річного плану, який погоджується з керівником апарату суду та затверджується головою суду, і звітує перед ними про проведену роботу.

5.           Коло службових обов'язків архіваріуса визначається посадовою інструкцією, яку затверджує керівник апарату суду.

6.   Основними завданнями архіву є:

-    приймання від структурних підрозділів суду та зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації;

-      контроль разом із канцелярією суду за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах районного суду;

-   участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ суду, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

-       ведення державного обліку документів Національного архівного фонду, та щорічне подання відомостей про їх кількість за встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (зі змінами) формою Архівному відділу Дергачівської районної державної адміністрації Харківської області;

-      проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії районного суду проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, що не внесених до Національного архівного фонду;

-   створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

-      організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

-    участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами;

-       підготовка, передавання та транспортування (за рахунок районного суду) документів Національного архівного фонду до Архівного відділу Дергачівської районної державної адміністрації Харківської області;

-    участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників районного суду, які відповідають за роботу з документами.

7.   Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

-     вимагати від структурних підрозділів районного суду передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

-    повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

-      давати структурним підрозділам районного суду рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

-    запитувати від структурних підрозділів районного суду відомості, необхідні для роботи;

-     інформувати керівництво районного суду про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

-       брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в організації, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8.    На посаду архіваріуса районного суду призначається особа, з вищою освітою і стажем роботи за спеціальністю не менш як 2 роки, або така що закінчила курси з підвищення кваліфікації працівників діловодних, архівних та експертних служб підприємств, устаном і організацій, які проводить Державний архів Харківської області.

Архіваріус районного суду призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату районного суду.

Порядок взаємодії архіву суду з іншими структурними підрозділами районного суду визначається керівником апарату суду.

Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є архіваріус районного суду.

9.   До складу документів архіву входять:

-    документи з паперовою основою, віднесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами суду та документ из особового складу;

-    аудіовізуальні та електронні документи, створені районним судом або одержані ним на законних підставах;

-    документи з різними видами матеріальних носіїв інформації районного суду - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;

-       друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково- методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву суду;

-     довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з кожним видом носіїв інформації повинні зберігатися в архіві суду окремо.

10.               Документи з паперовими носіями інформації передаються із структурних підрозділів районного суду до архіву суду через два роки після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому стані за описами зразка, затвердженого Держкомархівом.

Аудіовізуальні документи передаються до архіву районного суду одразу після завершення їх виробництва.

11.             Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів національного архівного фонду в архіві районного суду:

для документів постійного зберігання районного суду - 10 років; для документів з особового складу, судових справ - 75 років; для звукозаписів - 3 роки після закінчення їх виробництва або виходу у світ; для електронних документів - 3 роки після виготовлення. Строки тимчасового зберігання документів в архіві районного суду можуть бути змінені з дозволу Державного архіву Харківської області.