Засади використання автоматизованої системи документообігу Дергачівського районного суду Харківської області

Затверджено рішенням зборів суддів

Дергачівського районного  суду

Харківської області

№ 13 від 16.10.2015

(зі змінами та доповненнями

згідно рішення зборів суддів

від 16.12.2022 №2,

від 17.05.2023 №2,

від 05.09.2023 № 3,

від 25.03.2024 № 3

від 19.11.2024 № 13)

Засади використання автоматизованої системи документообігу Дергачівського районного суду Харківської області

І. Загальні положення 

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблені  на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України  26.11.2010 N 30 (у редакції рішення Ради суддів України  від 02 квітня 2015 року № 25 із змінами) (далі – Положення), та визначають особливості  функціонування автоматизованої системи документообігу Дергачівського районного суду Харківської області (далі – суд) та особливості розподілу судових справ між суддями, засади формування колегії суддів, порядок розподілу судових справ шляхом передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді,  а також  повторного автоматизованого розподілу судових справ між суддями, з унеможливленням впливу на їх формування осіб, зацікавлених у результатах судового розгляду справи.

1.2. Правовою підставою для розроблення цих Засад є положення Закону України «Про судоустрій і статус суддів» в редакції Закону України «Про забезпечення права на справедливий суд», КПК України, КАС України, ЦПК України, КУпАП, Інструкція з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ та Положення.

1.3. Інші питання, що стосуються здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються наказами керівника апарату суду та/або голови суду чи про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

 ІІ. Загальні засади здійснення реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції суду

2.1 Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується відповідальними працівниками канцелярії суду, яким надано доступ до автоматизованої системи  документообігу суду відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження протягом робочого часу, встановленого Правилами внутрішнього трудового розпорядку Дергачівського районного суду Харківської області, затвердженими рішенням загальних зборів трудового колективу Дергачівського районного суду Харківської області від 11.02.2020 №1.

У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

2.2 Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою.

III. Загальні засади здійснення автоматизованого розподілу справ між суддями

3.1. Розподіл судових справ (процесуальних документів) в автоматизованій системі документообігу суду здійснюється в день  їх реєстрації  протягом робочого часу.

Винятково, в неробочий час, відповідно до положень Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України реєструються та розподіляються  судові справі, які підлягають негайному розгляду.

3.2. У суді  застосовується:

автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;

пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ (у випадку надходження протягом робочого дня більше п’яти однотипних справ, що не підлягають невідкладному вирішенню або з метою забезпечення проведення реєстрації та автоматизованого розподілу судових справ в межах робочого часу у випадку надходження більше п’яти позовних заяв, що не підлягають невідкладному вирішенню, не менше, ніж  за 30 хвилин до закінчення робочого часу);

розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

повторний автоматизований розподіл судових справ.

3.3. Визначити коефіцієнт складності судових справ, згідно з додатком до рішення Вищої ради правосуддя від 24 листопада 2020 року №3237/0/15-20 «Про результати дослідження щодо визначення нормативів часу для розгляду справ різних  категорій». У разі відсутності в рішенні Вищої ради правосуддя від 24 листопада 2020 року №3237/0/15-20 відповідної спеціалізації, коефіцієнт виставляється за замовчуванням «1». До повного введення вказаних коефіцієнтів складності справ, відповідальною особою, що здійснює авто розподіл вносить зазначений коефіцієнт для відповідної справи в ручному режимі.                                 

(пункт 3.3 Розділу ІІІ викладено в новій редакції відповідно до рішення зборів суддів від 17.05.2023 № 2)

3.4. Визначити в Дергачівському районному суді Харківської області  наступні коефіцієнти участі судді у судовій справі  при виконанні ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя:

для голови суду – 0,9;

(пункт 3.4 Розділу ІІІ викладено в новій редакції відповідно до рішення зборів суддів від 17.05.2023 № 2)

3.5. Збори суддів,  мають право (за  зверненням судді, пропозицією  голови суду, за наданням керівником апарату суду відомостей на підтвердження інформації щодо об’єму навантаження справ на суддю у порівнянні з іншими суддями суду) зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддю, у разі виявлення значної різниці у навантаженні між суддями.

Збори суддів мають повноваження ввести  в Дергачівському районному суді Харківської області спеціалізацію з розгляду судових  справ.

3.6. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

3.7. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 3.6 цих Засад обставин.

3.8. У разі знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно, здійснюється головою суду згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку, з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів та пункту 2.3.3 Положення.

3.9 Визначити наступний порядок автоматизованого розподілу клопотань слідчих органів, органів прокуратури, скарг на рішення, дії чи бездіяльність під час досудового розслідування, а саме:

3.9.1 Всі клопотання та скарги, що розглядаються слідчим суддею, розподіляти слідчому судді, визначеному зборами суддів.

3.9.2 У разі відсутності слідчого судді,  визначеного зборами суддів (хвороба, відпустка, відрядження та інше) клопотання та скарги, що розглядаються слідчим суддею, розподіляти на всіх інших слідчих суддів Дергачівського районного суду Харківської області.

3.9.3 Не проводити розподіл клопотань слідчих органів, органів прокуратури, скарг на рішення, дії чи бездіяльність під час досудового розслідування щодо конкретного слідчого судді менше, ніж за 5 робочих днів до тривалої відпустки.

(Розділ ІІІ доповнити пунктом 3.9, а пункти 3.9 – 3.12 Засад вважати пунктами 3.10-3.13  відповідно до рішення зборів суддів від 05.09.2023 № 5)

3.10. Серед слідчих суддів визначається черговий слідчий суддя, який здійснює правосуддя у неробочі дні згідно графіку, затвердженого головою суду за попереднім погодженням з суддею.

3.11  Розподіл судових справ, пов’язаних з виборчим процесом, у неробочий час здійснюється між суддями, визначеними графіком, затвердженим головою суду за попереднім погодженням з суддями.

3.12. Інші питання, що стосуються здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, можуть бути врегульовані зборами суддів.

3.13. У випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України, тощо) справи на розгляд не розподіляються.  

ІV. Засади формування колегії суддів

 (Розділ ІV викладено в новій редакції відповідно до рішення зборів суддів від 19.11.2024 № 13)

 4.1 Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в місцевому суді визначається головуючий суддя.

4.2 Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа суддів персонального складу постійних колегій, визначених зборами суддів Дергачівського районного суду Харківської області.

4.3 У разі неможливості визначити необхідну кількість суддів з числа суддів персонального складу, автоматизована система визначає запасного суддю, визначеного зборами суддів Дергачівського районного суду Харківської області, який не може бути визначений головуючим для розгляду колегіальних кримінальних проваджень.

У зв’язку з чим у таким випадках визначити наступний порядок реєстрації кримінальних справ:

4.3.1 Шляхом проведення автоматизованого розподілу справи визначити головуючого суддю та склад колегії суддів, відповідно до встановленого складу постійних колегій суддів для розгляду колегіальних кримінальних проваджень.

4.3.2 У раз отримання протоколу щодо неможливості автоматизованого розподілу судової справи між суддями, утворення колегії (відсутність необхідної кількості суддів, які входять до затвердженого персонального складу постійних колегій суддів), відповідальною особою (адміністратором КП Д-3 суду) змінюється спеціалізація запасному судді.

4.3.3 Відповідальною особою суду за проведення автоматизованого розподілу, шляхом застосування протоколу проведення неавтоматизованого розподілу справ визначається головуючий та член колегії, які були визначені в протоколі неможливості, та другим членом колегії зазначається запасний суддя.

4.4. У разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів персонального складу постійних колегій та запасного судді, визначеного зборами суддів Дергачівського районного суду Харківської області, по причині відсутності потрібної кількості суддів автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа всіх суддів Дергачівського районного суду Харківської області.

V. Порядок розподілу судових справ шляхом   передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді

5.1. У випадках, визначених пунктом 2.3.43 Положення судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

5.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також судові справ та матеріали у випадках,передбачених підпунктами 2.3.44-2.3.46 пункту 2.3 Положення.

5.3. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44-2.3.46 пункту 2.3 Положення, по таким судовим справам та матеріалам здійснювати автоматизований розподіл за резолюцією голови суду чи особи, яка здійснює його обов’язки.

5.4. Справи про адміністративне правопорушення, які повернулися до Дергачівського районного суду Харківської області після усунення недоліків визначених постановою судді, передавати раніше визначеному у судовій справі судді. У разі відсутності судді, в провадженні якого перебувала справа - передавати справу на авторозподіл.

(Розділ V доповнити пунктом 5.4  відповідно до рішення зборів суддів від 16.12.2022 № 3)

5.5. Кримінальні провадження (справи), які перебували на розгляді Дергачівського районного суду Харківської області до 23.02.2022, які  були передані до Котелевського районного суду Полтавської області у зв’язку зі зміною підсудності Дергачівського районного суду Харківської області та повернуті до Дергачівського районного суду Харківської області після зміни підсудності Верховним Судом, передавати раніше визначеному судді (складу суду). У разі відсутності судді, в провадженні якого перебувала справа - передавати справу на авторозподіл.

(Розділ V доповнити пунктом 5.5  відповідно до рішення зборів суддів від 16.12.2022 № 3)

VІ. Повторний автоматизований розподіл справи між суддями.

6.1. Судові справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до  матеріалів справи, у випадках  визначених підпунктами  2.3.49 - 2.3.52 Положення та даними Засадами.

VII. Перехідні положення

7.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів та вносяться до автоматизованої системи.

7.2. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів Дергачівського районного суду Харківської області новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду  в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів суддів.