Дергачівський районний суд Харківської області

Затверджено рішенням зборів суддів

Дергачівського районного суду

Харківської області

№ 8 від 18.03.2025

Засади використання автоматизованої системи документообігу Дергачівського районного суду Харківської області

І. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблені на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 N 39, погодженого наказом ДСА України від 29.11.2024 № 529, введеного в дію з 01.04.2025 відповідно до рішення Ради суддів України від 06.03.2025 N 7 (далі – Положення про АСДС), та визначають особливості функціонування автоматизованої системи документообігу Дергачівського районного суду Харківської області (далі – суд). У разі внесення змін до Засад збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад та особливості розподілу судових справ між суддями, засади формування колегії суддів, порядок розподілу судових справ шляхом передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді, а також повторного автоматизованого розподілу судових справ між суддями, з унеможливленням впливу на їх формування осіб, зацікавлених у результатах судового розгляду справи.

1.2. Правовою підставою для розроблення цих Засад є положення Закону України «Про судоустрій і статус суддів» (зі змінами), КПК України, КАС України, ЦПК України, КУпАП, Інструкція з діловодства в місцевих та апеляційних судах України та Положення про АСДС.

1.3. Інші питання, що стосуються здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються наказами керівника апарату суду та/або голови суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

ІІ. Загальні засади здійснення реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції суду

2.1 Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується відповідальними працівниками канцелярії суду, яким надано доступ до автоматизованої системи документообігу суду відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження протягом робочого часу, встановленого Правилами внутрішнього трудового розпорядку Дергачівського районного суду Харківської області, затвердженими рішенням загальних зборів трудового колективу Дергачівського районного суду Харківської області від 11.02.2020 №1 (зі змінами та доповненнями згідно рішення загальних зборів трудового колективу №1 від 19.12.2022).

У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

2.2 Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою.

III. Загальні засади здійснення автоматизованого розподілу справ між суддями

3.1. Розподіл судових справ (процесуальних документів) в автоматизованій системі документообігу суду здійснюється в день їх реєстрації протягом робочого часу.

3.2. У суді застосовується:

Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторного автоматизованого розподілу судових справ.

3.3. Визначити коефіцієнт складності судових справ, згідно з додатком до рішення Вищої ради правосуддя від 24 листопада 2020 року №3237/0/15-20 «Про результати дослідження щодо визначення нормативів часу для розгляду справ різних категорій». У разі відсутності в рішенні Вищої ради правосуддя від 24 листопада 2020 року №3237/0/15-20 відповідної спеціалізації, коефіцієнт виставляється за замовчуванням «1». До повного введення вказаних коефіцієнтів складності справ, відповідальною особою, що здійснює авторозподіл вносить зазначений коефіцієнт для відповідної справи в ручному режимі.

(Абзац 1 пункту 3.3 викладено відповідно до рішення зборів суддів

від 17.05.2023 № 2)

Визначити коефіцієнт складності судових справ 0,8 для для розгляду матеріалів про адміністративні правопорушення, передбачені ст. 126 КУпАП та ст. 130 КУпАП.

(Абзац 2 пункту 3.3 викладено відповідно до рішення зборів суддів

від 18.03.2025 № 7)

3.4. Визначити в Дергачівському районному суді Харківської області наступні коефіцієнти участі судді у судовій справі при виконанні ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя:

для голови суду – 0,9;

(Пункт 3. 4 викладено відповідно до рішення зборів суддів

від 17.05.2023 № 2)

3.5. Збори суддів, мають право (за зверненням судді, пропозицією голови суду, за наданням керівником апарату суду відомостей на підтвердження інформації щодо об’єму навантаження справ на суддю у порівнянні з іншими суддями суду) зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддю, у разі виявлення значної різниці у навантаженні між суддями.

Збори суддів мають повноваження ввести в Дергачівському районному суді Харківської області спеціалізацію з розгляду судових справ.

3.6. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

3.7. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 3.6 цих Засад обставин.

3.8. У разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно, здійснюється головою суду згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку, з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів та пункту 2.3.3 Положення.

3.9 Визначити наступний порядок автоматизованого розподілу клопотань слідчих органів, органів прокуратури, скарг на рішення, дії чи бездіяльність під час досудового розслідування, а саме:

3.9.1 Всі клопотання та скарги, що розглядаються слідчим суддею, розподіляти двом слідчим суддям, визначеним рішенням зборів суддів від 18.03.2025 № 6.

3.9.2 У разі відсутності слідчих суддів, визначених рішенням зборів суддів від 18.03.2025 № 6 (хвороба, відпустка, відрядження та інше) клопотання та скарги, що розглядаються слідчим суддею, розподіляти на всіх інших слідчих суддів Дергачівського районного суду Харківської області.

3.9.3 Не проводити розподіл клопотань слідчих органів, органів прокуратури, скарг на рішення, дії чи бездіяльність під час досудового розслідування щодо конкретного слідчого судді менше, ніж за 5 робочих днів до тривалої відпустки.

(Пункт 3.9 викладено відповідно до рішення зборів суддів від 05.09.2023 № 5

та рішення зборів суддів від 18.03.2025 № 6)

3.10. Серед слідчих суддів визначаються чергові слідчі судді, які здійснюють правосуддя у неробочі дні згідно графіку, затвердженого головою суду за попереднім погодженням з суддями.

3.11 Розподіл судових справ, пов’язаних з виборчим процесом, у неробочий час здійснюється між суддями, визначеними графіком, затвердженим головою суду за попереднім погодженням з суддями.

3.12. Інші питання, що стосуються здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу суду, що прямо не врегульовані цими Засадами, можуть бути врегульовані зборами суддів.

ІV. Засади формування колегії суддів

(Розділ ІV викладено відповідно до рішення зборів суддів від 18.03.2024 № 4)

4.1 Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в місцевому суді визначається головуючий суддя.

4.2 Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа суддів персонального складу постійних колегій, визначених зборами суддів Дергачівського районного суду Харківської області.

4.4. У разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів персонального складу постійних колегій, автоматизована система визначає суддів – членів колегії, яких не вистачає, з числа всіх суддів Дергачівського районного суду Харківської області, які беруть участь в автоматизованому розподілі

V. Порядок розподілу судових справ шляхом передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді

5.1. У випадках, визначених пунктом 2.3.39.2 Положення судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, судові рішення яких скасовані чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

5.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також судові справи та матеріали у випадках, передбачених підпунктами 2.3.39.1-2.3.39.19 пункту 2.3.39 Положення.

5.3 Заяви про скасування судового наказу (2-с) необхідно передавати судді, який видав цей судовий наказ, а у разі відсутності судді (відпустка, лікарняний та інше) - передавати справу на авторозподіл.

(Пункт 5.3 викладено відповідно до рішення зборів суддів від 10.03.2015 № 5)

5.4. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.39.1-2.3.39.19 пункту 2.3.39 Положення - передавати справу на авторозподіл.

5.5. Кримінальні провадження (справи), які перебували на розгляді Дергачівського районного суду Харківської області до 23.02.2022, які були передані до Котелевського районного суду Полтавської області у зв’язку зі зміною підсудності Дергачівського районного суду Харківської області та повернуті до Дергачівського районного суду Харківської області після зміни підсудності Верховним Судом, передавати раніше визначеному судді (складу суду). У разі відсутності судді, в провадженні якого перебувала справа - передавати справу на авторозподіл.

(Пункт 5.6 викладено відповідно до рішення зборів суддів від 16.12.2022 № 3)

VІ. Повторний автоматизований розподіл справи між суддями.

6.1. Судові справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи, у випадках визначених підпунктами 2.3.43 - 2.3.47 Положення та даними Засадами.

VII. Перехідні положення

7.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів та вносяться до автоматизованої системи документообігу суду.

7.2. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів Дергачівського районного суду Харківської області новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів суддів.